コロナに多大なる影響を受けている今、突然のテレワーク、在宅勤務になった、という企業も少なくないと思います。まずはITの整備やルールづくりなど、たくさんのことに着手しなければいけない中、実際スタートしてみると予期しなかったような小さな「どうする？」が増えてきているのではないでしょうか？
私はグローバルプロジェクトのマネジメント業務をずっとしており、メンバーが世界中に離れている状況でのプロジェクトの遂行が日常です。
顔の見えないメンバーと、どうしたらうまくコミュニケーションがとれるのか、陥りがちな落とし穴など、自らの経験からのヒントをお伝えすることでお役に立てればと思い発信することにしました。
お役に立てたら光栄です。
「ミーティングの種類を決める」
「とりあえず呼ばれている」という類の会議、心あたりありませんか？日本の文化からはじめて外資系企業に移った際に「役割ない人＝参加不要」という考え方に驚いたのを覚えています。特にオンラインになると、ネットの安定性のこともあり、「参加者は絞る」ことが必要です。
これをいい機会と捉えて、ミーティングの「目的」、それに必要な「参加者」を絞りましょう。大人数の会議は「議論する場」にはならないことがほとんど、情報共有ならばメールで十分です。「意思決定」や「議論」が必要な場合はそれになんらかの責任を負っている人が集まる。そして、「ちょっと相談したい」、という時には1対１、もしくは数名。
又、それぞれの目的で使うツールを決めておくといいでしょう。
例えば①大人数の情報共有はメール、②意思決定、議論はZoom、③ちょっと相談の時は、チャット、メッセンジャー、など。
こういったルールを作ることによって、ミーティングの目的や緊急度を察することもできます。
是非、ミーティングの種類とツールを決めて、効率的なコミュニケーションを目指してみてください。
